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Classification

Affaires, finance et administration

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Définition

Les employés de bureau - soutien général préparent de la correspondance, des rapports, des relevés et d'autres documents, se servent du matériel de bureau, répondent au téléphone, vérifient, enregistrent et traitent des formulaires et des documents tels que des contrats et des demandes, et effectuent diverses tâches générales de bureau conformément aux méthodes établies. Ils travaillent dans les bureaux des secteurs public et privé.

Fonctions principales

• Ce groupe exerce une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :
• Employés de bureau - soutien général
• répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente;
• préparer de la correspondance, des rapports, des relevés, des formulaires, des présentations, des demandes et d'autres documents;
• traiter le courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique;
• photocopier et agrafer des documents pour les diffuser, les expédier par courrier et les classer;
• envoyer et recevoir des messages et des documents au moyen d'un télécopieur ou du courrier électronique;
• tenir l'inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin et veiller à ce que l'entretien de l'équipement de bureau soit effectué;
• aider à préparer l'ordre du jour des réunions, assister aux réunions et rédiger les procès-verbaux;
• assister lors de procédures administratives, comme la dotation budgétaire, l'administration de contrats et les horaires de travail;
• trier, vérifier et traiter, au besoin, des reçus, des dépenses, formulaires et d'autres documents;
• coordonner, s'il y a lieu, le déroulement du travail des autres employés de soutien de bureau;
• effectuer, s'il y a lieu, des tâches générales de comptabilité, telles que préparer des factures et des dépôts bancaires
• Commis au classement
• scanner, trier et classer des documents selon les directives établies;
• trouver, récupérer ou faire des copies des documents à partir des dossiers suite aux demandes, et tenir des registres de matériaux classés ou empruntés;
• suivre les documents empruntés des dossiers pour s'assurer que les documents prêtés soient retournés.

Exemples d'appellations d'emploi